Ustawodawca przewidział, że każdemu zatrudnionemu na podstawie stosunku pracy, a więc pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, przysługuje urlop wypoczynkowy. Urlop wypoczynkowy stanowi czas, w którym pracownik ma zregenerować swoje siły oraz odpocząć od pracy, wykorzystując czas wedle swego uznania. Urlop wypoczynkowy jest więc zwolnieniem pracownika od obowiązku świadczenia pracy na rzecz pracodawcy w danym okresie. Z tytułu urlopu wypoczynkowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a także pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.
Plan urlopów
Artykuł 163 kodeksu pracy wskazuje, iż urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca. Pracodawca ustalając plan urlopów bierze pod uwagę przede wszystkim wnioski pracowników, ale także istotnym z punktu widzenia przedsiębiorstwa jest zapewnienie normalnego toku pracy. Ustawodawca przewidział wyjątek, zgodnie z którym, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę – pracodawca wówczas nie jest obowiązany do ustalania planu urlopów.
Plan urlopów pozwala w sposób uporządkowany uregulować kwestię wypoczynku pomiędzy pracownikami, dzięki wskazaniu któremu z pracowników, w jakim okresie i na jaki czas został udzielony urlop.
Ważne! Pracodawca podaje plan urlopów do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jednym z przykładów sposobu podawania informacji u danego pracodawcy jest dokonywane za pomocą obwieszczenia w pokoju socjalnym, do którego dostęp mają wszyscy pracownicy, a także umieszczanie na grafiku informacji, iż danemu pracownikowi udzielony został urlop w określonym okresie.
Plan urlopów w świetle RODO
Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych udostępnienie grupie pracowników planu urlopu wypoczynkowego powinno następować wedle zasady minimalizacji określonej w przepisach RODO. Zasada minimalizacji wyrażona została w art. 5 ust.1 lit. c RODO i stanowi, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Pracodawca, aby móc skutecznie, bez naruszania przepisów RODO zapoznać pracowników z planami urlopów jednocześnie, aby móc prawidłowo zorganizować tok pracy nie może udostępniać danych, które byłyby nadmierne. Oznacza to, iż pracodawca może udostępnić takie dane jak:
- imię i nazwisko pracownika;
- datę rozpoczęcia urlopu;
- datę zakończenia urlopu.
Wszelkie pozostałe dane, takie jak rodzaj urlopu (okolicznościowy, bezpłatny etc.) stanowić będą dane nadmierne. Ich udostępnienie przesądzać będzie o naruszeniu zasady minimalizacji wynikającej z RODO.
Przykład:
Pracodawca udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego na okres 2 tygodni, tuż po zakończeniu urlopu wypoczynkowego przez tego pracownika. Pracodawca umieścił tę informację w planie urlopów, z którym zapoznać się mógł każdy z pozostałych pracowników w pomieszczeniu socjalnym. Takie działanie pracodawcy jest nieuprawnione, z uwagi na naruszenie zasady minimalizacji danych osobowych. Udostępnienie planu urlopów w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy jest prawidłowe, jednak pracodawca nie posiada uprawnień do informowania pozostałych pracowników o rodzaju urlopu konkretnych współpracowników.
📌Potrzebujesz pomocy prawnej? Skontaktuj się z nami
Każda sprawa prawna – nawet pozornie prosta – może kryć w sobie istotne ryzyka, o których łatwo zapomnieć bez specjalistycznej wiedzy. Przepisy często są niejednoznaczne, a ich interpretacja zależy od konkretnego stanu faktycznego, dotychczasowego orzecznictwa oraz przyjętej strategii procesowej.
Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki, warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem. Przeanalizujemy Twoją sytuację, wskażemy realne możliwości działania oraz pomożemy wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twojego przypadku. Nasi eksperci z i Kancelarii Prawnej „Prawnik Warszawa” wielokrotnie wspierali osoby, które uważały, że znajdują się w sytuacji bez wyjścia.
📞 665-444-245
📧 kontakt@prawnikwaw.com
Nie odkładaj decyzji na później – napisz lub zadzwoń już dziś. Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu prawnego jest rozmowa z prawnikiem, który rzetelnie oceni Twoją sprawę.
🔹 Publikacja została przygotowana na podstawie aktualnego stanu prawnego i orzecznictwa przez ekspertów z Kancelarii Prawnej „Prawnik Warszawa”. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zalecamy indywidualną konsultację z prawnikiem.
Podstawa prawna:
- art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.)