Korzystając z usług instytucji finansowych, w tym przede wszystkim z usług oferowanych przez banki można spotkać się z dokonywaniem kopii dowodów tożsamości. Dzieje się tak przede wszystkim podczas zawierania umów na różnego rodzaju usług typu umowa pożyczki, otwarcie nowego rachunku bankowego etc. Kopie dowodów tożsamości wykonują równie często inne instytucje finansowe takie jak fundusze inwestycyjne bądź fundusze powiernicze.
Podstawa prawa wykonywania kopii dowodów tożsamości
Jako podstawę prawna wykonywania kopii dowodów tożsamości banki wskazują przepisy ustawy z 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Powołują się dokładnie na art. 34 ust. 4 ustawy, zgodnie z którym instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Aby móc skutecznie stosować środki bezpieczeństwa przewidziane ustawą instytucje finansowe obowiązane są do przeprowadzenia oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Ważne: Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, art. 34 ust. 4 wyżej wskazanej ustawy nie umożliwia kopiowania dowodów tożsamości w każdej sytuacji.
Przykład: Od klienta, chcącego dokonać zastrzeżenia zgubionej karty kredytowej i jednocześnie chcącego złożyć wniosek o wydanie nowej karty, pracownik banku pobiera dowód osobisty celem wykonania jego kopii. Takie działanie banku pozostaje nieuprawnione, ponieważ w takiej sytuacji wystarczającym będzie wyłącznie okazanie dowodu tożsamości.
Dokonywanie ksero dokumentów nie przy każdej czynności
Ustawa Prawo bankowe z 29 sierpnia 1997 r. w art. 112b określa podstawę przetwarzania przez banki danych osobowych. Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Przepis ten wskazuje więc na podstawę prawną przetwarzania przez banki danych zawartych w dokumentach tożsamości, natomiast nie wyraża on bezpośrednio zgody na dokonywanie kopii dokumentów.
Ważne: Zgodnie z dyspozycją art. 112b Prawa bankowego, banki uprawnione są do przetwarzania wszystkich danych zawartych w dokumentach tożsamości. Nie oznacza to bezpośredniego pozwolenia na dokonywanie kopii dokumentów w każdej sytuacji.
Przykład: Klient udał się do banku w celu weryfikacji swojej zdolności kredytowej. Na miejscu wykonano kopię jego dowodu tożsamości, co stanowi naruszenie art. 5 RODO i pozostaje nieuzasadnione.
Instytucje finansowe jako administratorzy danych osobowych w świetle RODO
Instytucje finansowe pozostają administratorami danych osobowych, tym samym obowiązane są do przestrzegania przepisów RODO. Aby móc skutecznie wykonywać kopię dokumentów tożsamości obowiązane są do oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu i jednocześnie dokonać oceny, czy przetwarzanie danych osobowych osoby fizycznej jest niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu. W przeciwnym wypadku może dojść do naruszenia zasady ograniczenia celu i minimalizacji danych zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. b i c RODO. Oznacza to, że dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych i prawnie uzasadnionych celach, a ponadto muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do celu w którym są przetwarzane.
Ważne: Uzasadnione może być spisywanie danych z dokumentu tożsamości, ale nie robienie ich kopii, w sytuacji w której zastosowania nie odnajduje art. 34 ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
📌Potrzebujesz pomocy prawnej? Skontaktuj się z nami
Każda sprawa prawna – nawet pozornie prosta – może kryć w sobie istotne ryzyka, o których łatwo zapomnieć bez specjalistycznej wiedzy. Przepisy często są niejednoznaczne, a ich interpretacja zależy od konkretnego stanu faktycznego, dotychczasowego orzecznictwa oraz przyjętej strategii procesowej.
Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki, warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem. Przeanalizujemy Twoją sytuację, wskażemy realne możliwości działania oraz pomożemy wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twojego przypadku. Nasi eksperci z i Kancelarii Prawnej „Prawnik Warszawa” wielokrotnie wspierali osoby, które uważały, że znajdują się w sytuacji bez wyjścia.
📞 665-444-245
📧 kontakt@prawnikwaw.com
Nie odkładaj decyzji na później – napisz lub zadzwoń już dziś. Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu prawnego jest rozmowa z prawnikiem, który rzetelnie oceni Twoją sprawę.
🔹 Publikacja została przygotowana na podstawie aktualnego stanu prawnego i orzecznictwa przez ekspertów z Kancelarii Prawnej „Prawnik Warszawa”. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zalecamy indywidualną konsultację z prawnikiem.
Podstawa prawna:
- art. 34 ust. 4 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 593 ze zm.)
- art. 112b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 2439 ze zm.)
- art. 5 ust. 1 lit. b, e rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE