12-miesięczny okres rozliczeniowy: kiedy jest dopuszczalny?

Stosowanie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego daje możliwość planowania z jednej strony długich okresów  pracy z potencjalnie znacząco większą liczbą godzin pracy w każdym tygodniu niż 40 oraz z więcej niż pięcioma dniami pracy tygodniowo, z drugiej, długich okresów, w których praca w rozkładach czasu pracy planowana byłaby w znacząco niższych wymiarach. Przy jego wprowadzaniu należy zawsze przeanalizować, czy zmienność zapotrzebowania na pracę występująca u danego pracodawcy faktycznie wymaga wyjścia poza standardowy – maksymalnie czteromiesięczny – okres rozliczeniowy.

Wybór okresu rozliczeniowego

Wybór okresu rozliczeniowego ma bardzo duże znaczenie dla organizacji pracy. Dla okresu rozliczeniowego ustalamy wymiar czasu pracy, maksymalną liczbę dni pracy i minimalną liczbę dni wolnych od pracy. Do końca okresu rozliczeniowego możliwe jest „oddanie” dnia wolnego w zamian za pracę w wolną niedzielę lub święto, jak też w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Dłuższe niż miesięczne okresy rozliczeniowe pozwalają  na  nierównomierne rozłożenie pracy na poszczególne miesiące kalendarzowe, w znacznym nawet oderwaniu od wymiarów czasu pracy w poszczególnych miesiącach. Najdłuższy dopuszczony do stosowania okres rozliczeniowy wynosi 12 miesięcy (tzw. przedłużony okres rozliczeniowy).

Przesłanki stosowania

Przedłużony okres rozliczeniowy dopuszczalny jest w każdym systemie czasu pracy. Może być wprowadzony, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy.

Wymienione przesłanki umożliwiające jego wprowadzenie – przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy – są bardzo szerokie i trudno w praktyce weryfikowalne. Wystarczające dla ustalenia nawet 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego jest przy tym wystąpienia chociażby jednej z nich.

Weryfikacja może odbywać się właściwie jedynie w oparciu o faktyczną arytmię zapotrzebowania na pracę  obejmującą skalę kilku miesięcy.

Przykład: Po wprowadzeniu 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego w miesięcznych harmonogramach czasu pracy praca planowana jest zawsze z zachowaniem przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy na przestrzeni każdego miesiąca, zaś liczba godzin wykracza lub jest mniejsza  maksymalnie o 5-6 od wymiaru czasu pracy dla danego miesiąca.

Trudno w tym przypadku przyjąć, że wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego było uzasadnione. 

Procedura ustalenia

Przedłużone okresy rozliczeniowe czasu pracy stosować można na podstawie zapisów układu zbiorowego pracy albo poprzez zawarcie porozumienia:

• z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia je z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu 25(3) ust. 1 lub 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
• zawartego z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Ważne: O ile standardowo okresy rozliczeniowe ustala pracodawca w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy, o tyle przedłużony stosowany może być jedynie na podstawie porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, czyli w sytuacji, gdy strona reprezentująca pracowników wyraziła zgodę na jego stosowanie.

Ustanowiono także obowiązek przekazania kopii porozumienie do PIP w ciągu pięciu dni roboczych od jego zawarcia.

Bezpieczne warunki pracy

Przy  stosowaniu wysłużonego okresu rozliczeniowego muszą być zachowane  ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 par. 2 k.p.). Ta wskazówka dotyczy praktycznej strony tworzenia rozkładów czasu pracy. Konieczna jest ocena tego, czy stosowana intensyfikacja pracy w długim okresie nie skutkuje wzrostem zagrożeń. Ocena ta musi być dokonywana w odniesieniu do konkretnych stanowisk pracy, przy konkretnych okolicznościach.

Przykład: Maksymalny planowany wymiar czasu pracy w systemie równoważnym to 72 godziny na tydzień. To, że w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym z punktu widzenia możliwości rozliczenia czasu pracy możliwe byłoby planowanie w ten sposób pracy we wszystkich tygodniach np. przez 5 czy 6 miesięcy mnie oznacza, że takie rozkłady czasu pracy byłyby dopuszczalne w świetle art. 129 par. 2 k.p. – stanowiłyby to skrajne  obciążenie dla pracowników i przy właściwie wszystkich pracach spowodowałoby zagrożenie zdrowia pracowników i znaczny wzrost ryzyk wypadkowych.

---

Nasza kancelaria oferuje kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców – od etapu pomysłu na biznes, aż po bieżące wsparcie w trakcie prowadzenia działalności. Pomagamy już na starcie: doradzamy przy wyborze optymalnej formy prawnej, przygotowujemy dokumenty i rejestrujemy działalność lub spółkę w odpowiednich rejestrach (w tym KRS), a następnie przejmujemy na siebie stałą obsługę prawną firmy.

Dostosowujemy zakres usług do realnych potrzeb przedsiębiorcy – tak, aby odciążyć Cię od kwestii formalnych i ograniczyć ryzyka prawne w codziennym funkcjonowaniu firmy. W szczególności zajmujemy się m.in.:

• doborem formy prawnej oraz założeniem i obsługą działalności gospodarczej i spółek
• rejestrowaniem spółek w KRS
• sporządzaniem i analizą umów (w tym umów najmu, sprzedaży, przedwstępnych, deweloperskich, umów dotyczących obrotu nieruchomościami)
• opracowywaniem i opiniowaniem kontraktów, wzorów umów, regulaminów, pism i wniosków
• negocjowaniem umów i kontraktów z kontrahentami oraz wsparciem prawnym podczas negocjacji
• sprawami z zakresu prawa handlowego, cywilnego, gospodarczego i prawa pracy (umowy o pracę, wypowiedzenia, regulaminy)
• przygotowywaniem pism procesowych: pozwów, odpowiedzi na pozew, sprzeciwów, apelacji, wniosków
• zastępstwem procesowym w sprawach gospodarczych i cywilnych (w szczególności dla firm objętych stałą obsługą prawną)
• sporządzaniem opinii i porad prawnych opartych na doktrynie oraz najnowszym orzecznictwie

Formy współpracy dostosowujemy do skali i specyfiki Twojego biznesu:

• jednorazowe, indywidualne zlecenia
• doraźna obsługa prawna
• stała obsługa prawna na podstawie umowy

Potrzebujesz pomocy prawnej albo stałej obsługi dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami:

📞 665-444-245
 📧kontakt@prawnikwaw.com

🔹 Publikacja została przygotowana na podstawie aktualnego stanu prawnego i orzecznictwa przez ekspertów z Kancelarii Prawnej „Prawnik Warszawa”. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zalecamy indywidualną konsultację z prawnikiem.