Rok 2026 zapowiada się jako czas, w którym działy kadr i płac będą musiały działać szybciej i bardziej precyzyjnie niż dotychczas. Powód jest prosty: jednocześnie wchodzą w życie regulacje o konkretnych datach rozpoczęcia stosowania, a równolegle trwają prace nad kolejnymi zmianami, które mogą istotnie przebudować procesy rekrutacyjne, płacowe i kontrolne. Dla pracodawców oznacza to konieczność przygotowania procedur, uporządkowania dokumentów i dostosowania systemów kadrowo płacowych tak, aby uniknąć kosztownych korekt oraz sporów z pracownikami i organami.
- Nowe liczenie stażu pracy od 2026 roku
Największą zmianą, która uderzy bezpośrednio w kadry i płace, będzie poszerzenie katalogu okresów zaliczanych do stażu pracy. Zmiana startuje dwutorowo: od 1 stycznia 2026 roku w sektorze finansów publicznych oraz od 1 maja 2026 roku u pozostałych pracodawców. Do stażu mają być zaliczane nie tylko klasyczne okresy zatrudnienia, ale również aktywności, które dotychczas w wielu firmach nie były brane pod uwagę przy naliczaniu uprawnień, w szczególności prowadzenie działalności gospodarczej, współpraca przy działalności, umowy zlecenia i agencyjne, członkostwo w spółdzielniach rolniczych oraz praca zarobkowa za granicą.
Skutki finansowe i organizacyjne są oczywiste: staż jest podstawą wymiaru urlopu, dodatków stażowych, długości okresów wypowiedzenia oraz wysokości odpraw. W praktyce część pracowników szybciej „dobije” do progów uprawnień, a to może przełożyć się na większe koszty osobowe i konieczność korekt w planach kadrowych.
Z punktu widzenia firmy kluczowa będzie nie tylko sama zmiana w prawie, lecz także dowodzenie okresów. Mechanizm ma opierać się na zaświadczeniach z ZUS pozyskiwanych przez pracownika elektronicznie przez PUE ZUS, ale część okresów może nie być w ZUS widoczna. W takich sytuacjach pracownik będzie musiał udokumentować je samodzielnie. Dodatkowo przewidziano długi okres na dostarczenie dokumentów – 24 miesiące od wejścia w życie przepisów – co oznacza, że przeliczenia mogą w praktyce następować falami, a nie jednorazowo.
Co powinien zrobić pracodawca już teraz: przygotować procedurę przyjmowania i weryfikacji dokumentów, opracować komunikację do pracowników, zaktualizować reguły w systemach kadrowo płacowych oraz przewidzieć scenariusze korekt uprawnień i kosztów wstecz lub na przyszłość – w zależności od tego, jak zostanie ułożony wewnętrzny proces przeliczeń.
- Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wreszcie „w cyklu płacowym”
Drugą istotną zmianą, która ma odciążyć działy płacowe, jest ujednolicenie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Dotychczasowa praktyka, wymagająca wypłaty w dniu rozwiązania umowy, powodowała w firmach o dużej rotacji realny problem operacyjny: wypłaty rozjeżdżały się z cyklem płacowym, a rozliczenia następowały w różnych datach.
Nowelizacja ma umożliwić wypłatę ekwiwalentu w standardowym terminie wypłaty wynagrodzenia. To zmiana pozornie techniczna, ale w praktyce porządkująca procesy, ograniczająca błędy i obniżająca ryzyko naruszeń wynikających z presji czasowej, zwłaszcza przy masowych zakończeniach umów.
- Digitalizacja dokumentacji pracowniczej mniej formalizmu, więcej standardów
W pakiecie zmian pojawia się również poszerzenie dopuszczalności formy elektronicznej w wielu czynnościach z zakresu prawa pracy. Dla firm to krok w stronę realiów, w których podstawowym kanałem komunikacji jest system HR lub poczta elektroniczna. Przepisy mają dopuścić elektroniczną obsługę części wniosków pracowniczych, w tym dotyczących czasu pracy i urlopów.
Wdrożeniowo to temat pozornie łatwy, ale dowodowo wymagający. Pracodawca powinien zbudować jasne reguły: jakie wnioski można składać elektronicznie, w jakim kanale, do kogo, w jakiej formie, jak wygląda potwierdzenie odbioru i akceptacji, jak przebiega archiwizacja oraz kto odpowiada za ciągłość danych. Brak standardu może skończyć się sporami o to, czy wniosek był złożony, kiedy, w jakiej treści i czy został zaakceptowany.
- Jawność wynagrodzeń – etap rekrutacyjny już działa, kolejne obowiązki przed firmami
W 2026 roku mocno będzie pracował temat przejrzystości wynagrodzeń, powiązany z dyrektywą UE 2023/970. Już od końcówki 2025 roku w polskich przepisach pojawił się obowiązek informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu lub widełkach oraz o obowiązujących regulaminach wynagradzania. W praktyce oznacza to konieczność ujednolicenia standardów ogłoszeń, sposobu prowadzenia rozmów oraz dokumentowania informacji przekazywanych kandydatom.
Jednocześnie to dopiero początek. Według założeń unijnych dalsze obowiązki mają wejść najpóźniej do czerwca 2026 roku i mogą obejmować zasady ustalania wynagrodzeń i ich progresji, obowiązek przekazywania informacji o wynagrodzeniu indywidualnym i średnim w grupie porównawczej, raportowanie luki płacowej oraz ocenę wynagrodzeń pod kątem równości płci. W firmach, które nie mają uporządkowanych siatek płac i grup stanowisk, może to wymusić szybkie porządkowanie struktur oraz uzasadnianie różnic płacowych.
Praktyczna rekomendacja: już teraz warto uporządkować nazewnictwo stanowisk, zbudować sensowne grupy porównawcze i przygotować spójną logikę widełek płacowych. To nie jest wyłącznie kwestia zgodności z przepisami, ale też ograniczenia ryzyka konfliktów wewnętrznych i sporów o dyskryminację płacową.
- Zwolnienia lekarskie i kontrole ZUS – definicje, które mogą zmienić praktykę
Kolejny obszar zmian to projekt dotyczący standaryzacji orzekania o niezdolności do pracy oraz doprecyzowania zasad korzystania ze zwolnień lekarskich i kontroli ZUS. Z perspektywy pracodawców i działów płac kluczowe są dwie kwestie: doprecyzowanie, co ma być uznane za pracę zarobkową oraz jakie aktywności będą traktowane jako sprzeczne z celem zwolnienia. Projekt zakłada także doprecyzowanie uprawnień kontrolujących, w tym możliwość legitymowania osoby kontrolowanej oraz kontroli po ustaniu tytułu do ubezpieczenia.
Istotna i potencjalnie „systemowa” zmiana dotyczy dopuszczenia sytuacji, w której pracownik wykonuje pracę u jednego pracodawcy, pozostając jednocześnie na zwolnieniu lekarskim wystawionym z innego tytułu. Ma to obejmować przypadki, w których stan zdrowia wyklucza wykonywanie jednej pracy, ale nie wyklucza innej. Jednocześnie pojawia się obowiązek informacyjny wobec pracodawcy, u którego praca jest wykonywana, aby umożliwić prawidłowe rozliczenie okresu zasiłkowego.
Dla firm oznacza to potrzebę aktualizacji polityk wewnętrznych oraz procedur komunikacyjnych: kiedy i jak pracownik ma informować o zwolnieniu z innego tytułu, jak dział płac ma to weryfikować i dokumentować oraz jak reagować na kontrole.
- PIP i umowy cywilnoprawne – planowana rewolucja wstrzymana
W materiale pojawia się również wątek uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie przeciwdziałania zastępowaniu umów o pracę umowami cywilnoprawnymi. Zgodnie z przekazaną wersją, PIP miał otrzymać możliwość samodzielnego przekształcania umów cywilnoprawnych w umowę o pracę w drodze decyzji administracyjnej, jeżeli kontrola wykazałaby, że współpraca faktycznie odbywa się na warunkach właściwych dla stosunku pracy. Reforma została jednak wstrzymana, a argumentem ma być to, że o formie zatrudnienia powinny decydować sądy, a nie administracja.
W konsekwencji model ma pozostać taki, że PIP nie wydaje decyzji administracyjnej „o etacie”, lecz kieruje sprawy do sądu pracy i dopiero sąd ustala istnienie stosunku pracy. Projekt zmian ma wrócić do resortu w celu dalszych poprawek.
Co to oznacza w praktyce: ryzyko zakwestionowania B2B lub zlecenia nie znika, ale w dalszym ciągu realizuje się przede wszystkim w postępowaniu sądowym. Dla firm najbezpieczniejszą strategią jest audyt umów cywilnoprawnych i sprawdzenie, czy w praktyce nie realizują one cech typowych dla pracy etatowej.
Tagi: PRAWNIK WARSZAWA, prawnik, porady prawne, prawnik warszawa praga-południe, porady prawne pro bono, kadry i płace 2026, staż pracy 2026, PUE ZUS, ekwiwalent za urlop, digitalizacja dokumentacji pracowniczej, jawność wynagrodzeń, widełki płacowe, dyrektywa 2023/970, kontrola L4, kontrola ZUS, PIP, B2B a stosunek pracy
Nasza kancelaria oferuje kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców – od etapu pomysłu na biznes, aż po bieżące wsparcie w trakcie prowadzenia działalności. Pomagamy już na starcie: doradzamy przy wyborze optymalnej formy prawnej, przygotowujemy dokumenty i rejestrujemy działalność lub spółkę w odpowiednich rejestrach (w tym KRS), a następnie przejmujemy na siebie stałą obsługę prawną firmy.
Dostosowujemy zakres usług do realnych potrzeb przedsiębiorcy – tak, aby odciążyć Cię od kwestii formalnych i ograniczyć ryzyka prawne w codziennym funkcjonowaniu firmy. W szczególności zajmujemy się m.in.:
- doborem formy prawnej oraz założeniem i obsługą działalności gospodarczej i spółek
- rejestrowaniem spółek w KRS
- sporządzaniem i analizą umów (w tym umów najmu, sprzedaży, przedwstępnych, deweloperskich, umów dotyczących obrotu nieruchomościami)
- opracowywaniem i opiniowaniem kontraktów, wzorów umów, regulaminów, pism i wniosków
- negocjowaniem umów i kontraktów z kontrahentami oraz wsparciem prawnym podczas negocjacji
- sprawami z zakresu prawa handlowego, cywilnego, gospodarczego i prawa pracy (umowy o pracę, wypowiedzenia, regulaminy)
- przygotowywaniem pism procesowych: pozwów, odpowiedzi na pozew, sprzeciwów, apelacji, wniosków
- zastępstwem procesowym w sprawach gospodarczych i cywilnych (w szczególności dla firm objętych stałą obsługą prawną)
- sporządzaniem opinii i porad prawnych opartych na doktrynie oraz najnowszym orzecznictwie
Formy współpracy dostosowujemy do skali i specyfiki Twojego biznesu:
- jednorazowe, indywidualne zlecenia
- doraźna obsługa prawna
- stała obsługa prawna na podstawie umowy
Potrzebujesz pomocy prawnej albo stałej obsługi dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami:
📞 665-444-245
📧kontakt@prawnikwaw.com
🔹 Publikacja została przygotowana na podstawie aktualnego stanu prawnego i orzecznictwa przez ekspertów z Kancelarii Prawnej „Prawnik Warszawa”. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zalecamy indywidualną konsultację z prawnikiem.