W grudniu 2025 roku każdy pracodawca będzie musiał dużo uważniej podejść do planowania czasu pracy. Po raz pierwszy w historii kalendarza świąt w Polsce pojawi się układ, w którym trzy kolejne dni – 24, 25 i 26 grudnia – są świętami będącymi dniami wolnymi od pracy. Dotyczy to wszystkich pracodawców, nawet tych, którzy faktycznie nie zatrudniają ludzi w święta.
Nowa konfiguracja grudnia ma bezpośredni wpływ na:
- wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym,
- liczbę dni pracy w miesiącu,
- sposób układania harmonogramów, zarówno dla pełnych, jak i niepełnych etatów.
Poniżej w prosty sposób pokazuję, co to oznacza w praktyce i gdzie najłatwiej o błąd.
Trzy święta z rzędu – co zmienia Wigilia jako dzień wolny
Od 2025 roku Wigilia Bożego Narodzenia (24 grudnia) staje się świętem będącym dniem wolnym od pracy. Razem z 25 i 26 grudnia daje to trzy kolejne dni świąteczne, które obniżają wymiar czasu pracy.
Dla pracodawcy oznacza to, że:
- nie może traktować Wigilii jak „zwykłego dnia roboczego”,
- wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym obejmującym grudzień ulega dodatkowemu obniżeniu,
- trzeba bardzo precyzyjnie wyliczyć liczbę godzin do zaplanowania, żeby uniknąć zarówno nadgodzin, jak i niewypracowania normy.
Podstawę prawną stanowi w szczególności art. 130 Kodeksu pracy, który określa sposób obliczania wymiaru czasu pracy, oraz art. 151 Kodeksu pracy, regulujący pracę w godzinach nadliczbowych.
Jak obliczyć wymiar czasu pracy w grudniu 2025
Dla miesięcznego okresu rozliczeniowego obejmującego grudzień 2025 r. wymiar czasu pracy ustala się według standardowej formuły z art. 130 k.p.:
- Mnożymy 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym.
W grudniu 2025 r. są 4 tygodnie, więc:
4 × 40 godz. = 160 godz. - Dodajemy 8 godzin za każdy „wystający” dzień roboczy (poniedziałek–piątek) poza pełnymi tygodniami.
To będą 29, 30 i 31 grudnia, czyli:
3 × 8 godz. = 24 godz. - Od tej sumy odejmujemy po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy, które przypada w innym dniu niż niedziela.
W grudniu 2025 r. to 24, 25 i 26 grudnia, czyli:
3 × 8 godz. = 24 godz.
W efekcie otrzymujemy:
160 godz. + 24 godz. – 24 godz. = 160 godzin
To jest maksymalna liczba godzin, jaką można zaplanować w grafiku dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym grudzień 2025 r.
Równoważny system czasu pracy i zmiany 12 godzinne
Szczególnie problematyczny będzie grudzień 2025 r. u pracodawców, którzy stosują równoważny system czasu pracy z 12 godzinnymi zmianami.
Jeżeli grafik opiera się wyłącznie na zmianach po 12 godzin, to:
- przy 13 dniach pracy po 12 godzin pracownik wypracuje 156 godzin, czyli o 4 godziny mniej niż wynika z wymiaru. Pracodawca będzie musiał wypłacić pełne wynagrodzenie, mimo że pracownik nie przepracował pełnych 160 godzin – to czysto organizacyjny błąd po stronie pracodawcy.
- przy 14 dniach pracy po 12 godzin pracownik przepracuje 168 godzin, czyli o 8 godzin za dużo. Taki grafik oznacza z góry zaplanowane nadgodziny, a więc ryzyko naruszenia art. 151 k.p., bo nadgodziny nie mogą być zwykłą praktyką wynikającą z wygody układania grafiku.
W grudniu 2025 r. sztywne trzymanie się samych 12-godzinnych zmian bez korekt jest proszeniem się o kłopoty: albo powstanie niedowypracowanie, albo niepotrzebne nadgodziny.
Rozwiązaniem jest:
- wprowadzenie krótszych zmian uzupełniających (np. 4 lub 8 godzinnych),
- uelastycznienie grafiku tak, by suma godzin wyniosła dokładnie 160.
Niepełny etat w grudniu – uważaj na „połówki” i minuty
W grudniu 2025 r. precyzji wymaga również planowanie pracy osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Przykład:
- pracownik jest zatrudniony na 1/3 etatu,
- ma miesięczny okres rozliczeniowy,
- pracuje na stałej pensji miesięcznej,
- standardowa zmiana w zakładzie to 8 godzin.
Jeżeli pełny wymiar w grudniu to 160 godzin, to dla 1/3 etatu:
160 godz. × 1/3 = 53 godziny i 20 minut
Pracodawca nie ma podstaw, by „zaokrąglić” ten wymiar do 56 godzin tylko dlatego, że w grafiku funkcjonują wyłącznie 8-godzinne zmiany.
Jeżeli jednak:
- zaplanuje 7 dni pracy po 8 godzin (56 godzin), to nie powstaną godziny nadliczbowe w rozumieniu art. 151 k.p.,
- zamiast tego pojawi się praca ponad ustalony w umowie wymiar czasu pracy (2 godziny i 40 minut ponad wymiar 1/3 etatu), za którą należy się odrębne wynagrodzenie.
W praktyce oznacza to, że:
- trzeba dokładnie policzyć wymiar proporcjonalny,
- pilnować rozróżnienia między nadgodzinami, a pracą ponad niepełny wymiar,
- odpowiednio rozliczyć każdą kategorię czasu pracy.
Grudzień jako ostatni miesiąc dłuższego okresu rozliczeniowego
W wielu firmach grudzień nie jest jedynym miesiącem okresu rozliczeniowego, lecz ostatnim elementem np. czteromiesięcznego okresu rozliczeniowego (wrzesień–grudzień).
W takim wariancie:
- wymiar czasu pracy ustala się dla całego okresu rozliczeniowego,
- poszczególne miesiące mogą mieć znacząco różną liczbę zaplanowanych godzin,
- grudniowy grafik pełni rolę „domknięcia” sumy godzin z całego okresu.
Jeżeli w pierwszych trzech miesiącach okresu (wrzesień–listopad) pracownik pełnoetatowy miał zaplanowane:
- 540 godzin, a wymiar dla całego okresu rozliczeniowego pozwala na maksymalnie 664 godziny, to w grudniu nie można zaplanować więcej niż 124 godzin.
Gdyby pracodawca:
- zaplanował większą liczbę godzin, doszłoby do przekroczenia wymiaru dla całego okresu rozliczeniowego,
- oznaczałoby to planowanie nadgodzin z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.
Dlatego w dłuższych okresach rozliczeniowych grudzień trzeba traktować nie tylko jako „miesiąc świąteczny”, ale jako matematyczne domknięcie całego okresu.
Najważniejsze wnioski dla pracodawców
Przed wejściem w grudzień 2025 r. pracodawca powinien:
- Policzyć wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego obejmującego grudzień (miesięcznego lub wielomiesięcznego).
- Sprawdzić systemy czasu pracy, zwłaszcza równoważny system z 12 godzinnymi zmianami.
- Dostosować harmonogramy, tak aby:
- nie planować z góry nadgodzin,
- nie dopuścić do niewypracowania wymiaru.
- Przeliczyć wymiar dla niepełnych etatów – uwzględniając godziny i minuty, bez sztucznych zaokrągleń.
- Dopilnować dokumentacji – ewidencja czasu pracy powinna odzwierciedlać rzeczywisty czas pracy, w tym pracę ponad wymiar i ewentualne nadgodziny.
Co powinien wiedzieć pracownik
Dla pracownika kluczowe jest, że:
- grudniowy wymiar czasu pracy jest ściśle określony przepisami,
- grafik musi być z nim zgodny,
- praca ponad ustalony wymiar (czy to pełny, czy niepełny etat) powinna być odpowiednio wynagrodzona,
- w razie wątpliwości co do prawidłowości harmonogramu czy rozliczenia godzin można zwrócić się do prawnika albo do Państwowej Inspekcji Pracy.
Nasza kancelaria oferuje kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców – od etapu pomysłu na biznes, aż po bieżące wsparcie w trakcie prowadzenia działalności. Pomagamy już na starcie: doradzamy przy wyborze optymalnej formy prawnej, przygotowujemy dokumenty i rejestrujemy działalność lub spółkę w odpowiednich rejestrach (w tym KRS), a następnie przejmujemy na siebie stałą obsługę prawną firmy.
Dostosowujemy zakres usług do realnych potrzeb przedsiębiorcy – tak, aby odciążyć Cię od kwestii formalnych i ograniczyć ryzyka prawne w codziennym funkcjonowaniu firmy. W szczególności zajmujemy się m.in.:
- doborem formy prawnej oraz założeniem i obsługą działalności gospodarczej i spółek
- rejestrowaniem spółek w KRS
- sporządzaniem i analizą umów (w tym umów najmu, sprzedaży, przedwstępnych, deweloperskich, umów dotyczących obrotu nieruchomościami)
- opracowywaniem i opiniowaniem kontraktów, wzorów umów, regulaminów, pism i wniosków
- negocjowaniem umów i kontraktów z kontrahentami oraz wsparciem prawnym podczas negocjacji
- sprawami z zakresu prawa handlowego, cywilnego, gospodarczego i prawa pracy (umowy o pracę, wypowiedzenia, regulaminy)
- przygotowywaniem pism procesowych: pozwów, odpowiedzi na pozew, sprzeciwów, apelacji, wniosków
- zastępstwem procesowym w sprawach gospodarczych i cywilnych (w szczególności dla firm objętych stałą obsługą prawną)
- sporządzaniem opinii i porad prawnych opartych na doktrynie oraz najnowszym orzecznictwie
Formy współpracy dostosowujemy do skali i specyfiki Twojego biznesu:
- jednorazowe, indywidualne zlecenia
- doraźna obsługa prawna
- stała obsługa prawna na podstawie umowy
Potrzebujesz pomocy prawnej albo stałej obsługi dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami:
📞 665-444-245
📧kontakt@prawnikwaw.com
🔹 Publikacja została przygotowana na podstawie aktualnego stanu prawnego i orzecznictwa przez ekspertów z Kancelarii Prawnej „Prawnik Warszawa”. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zalecamy indywidualną konsultację z prawnikiem.