Wielu pracowników jest przekonanych, że skoro przysługuje im urlop wypoczynkowy, mogą samodzielnie zdecydować, kiedy z niego skorzystają. Z kolei część pracodawców uważa, że jako organizatorzy pracy mogą w dowolnym momencie wysłać zatrudnionego na urlop – również bez jego wniosku i zgody. Oba stanowiska są zbyt daleko idące.

Prawo do urlopu wypoczynkowego należy do podstawowych praw pracownika, ale samo istnienie tego prawa nie oznacza możliwości jednostronnego wyboru terminu wypoczynku. Urlopu udziela pracodawca, uwzględniając wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W określonych sytuacjach pracodawca może samodzielnie wyznaczyć termin urlopu, jednak w innych jest związany wnioskiem zatrudnionego.

Kto decyduje o urlopie? Najważniejsze zasady

Sytuacja	Kto w praktyce ustala termin
Urlop objęty planem urlopów	Pracodawca po rozpatrzeniu wniosków pracowników
Brak planu urlopów	Pracodawca po porozumieniu z pracownikiem
Urlop w okresie wypowiedzenia	Pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin
Zaległy urlop	Orzecznictwo dopuszcza skierowanie bez zgody pracownika
Urlop na żądanie	Termin wskazuje pracownik, ale powinien uzyskać akceptację
Urlop po macierzyńskim lub rodzicielskim	Pracodawca jest związany prawidłowym wnioskiem
Zmiana zatwierdzonego terminu z powodu potrzeb firmy	Możliwa tylko w szczególnych okolicznościach
Odwołanie pracownika z rozpoczętego urlopu	Możliwe, jeśli jego obecności wymagają nieprzewidziane okoliczności

Zasadniczo pracownik wskazuje preferowany termin, natomiast pracodawca podejmuje decyzję o udzieleniu urlopu. Kompetencja pracodawcy nie jest jednak nieograniczona. Nie może on dowolnie odmawiać wypoczynku, stale przesuwać urlopu ani pozbawiać pracownika realnej możliwości jego wykorzystania.

Plan urlopów ustala pracodawca

Podstawowe znaczenie ma art. 163 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim urlopy powinny być udzielane według planu urlopów. Plan ten ustala pracodawca, biorąc pod uwagę:

wnioski pracowników dotyczące preferowanych terminów,
konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Oznacza to, że pracodawca powinien rzeczywiście przeanalizować propozycje zatrudnionych, ale nie jest zobowiązany uwzględnić każdego wniosku. Jeżeli kilku pracowników z jednego działu chce skorzystać z urlopu w tym samym terminie, pracodawca może odmówić części z nich, jeżeli jednoczesna nieobecność uniemożliwiłaby normalne funkcjonowanie zakładu.

Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że wnioski pracowników powinny wskazywać konkretne terminy. Jeżeli są nieprecyzyjne, pracodawca może sam określić daty urlopu w planie. Plan powinien obejmować zasadniczo cały wymiar urlopu, z wyjątkiem czterech dni pozostawionych na urlop na żądanie.

W praktyce oznacza to, że pracownik nie ma ustawowego prawa do urlopu dokładnie w lipcu, sierpniu, podczas ferii szkolnych czy w okresie świątecznym. Jego sytuacja rodzinna może przemawiać za przyjęciem wniosku, ale pracodawca musi także uwzględnić potrzeby pozostałych pracowników i organizację przedsiębiorstwa.

Wniosek urlopowy nie jest jeszcze zgodą na urlop

Samo złożenie wniosku urlopowego nie oznacza, że pracownik może przestać przychodzić do pracy. Wniosek stanowi propozycję terminu, która wymaga rozpatrzenia przez pracodawcę.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu wyłącznie dlatego, że został on wcześniej przewidziany w planie urlopów albo wpisany do grafiku. Znaczenie mają także wewnętrzne procedury obowiązujące w firmie, w tym sposób zatwierdzania wniosków i informowania o zgodzie na rozpoczęcie wypoczynku.

Potwierdza to Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2000 r., sygn. I PKN 121/00. Sąd stwierdził, że pracownik nie może sam skutecznie udzielić sobie urlopu, a samo poinformowanie pracodawcy o jego rozpoczęciu nie usprawiedliwia nieobecności. Samowolne rozpoczęcie urlopu narusza obowiązki pracownicze.

Podobne stanowisko wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r., sygn. II PK 26/08. Samo zawiadomienie pracodawcy o zamiarze skorzystania z urlopu nie zwalnia pracownika z obowiązku świadczenia pracy.

Co dzieje się, gdy w firmie nie ma planu urlopów?

Pracodawca nie musi ustalać planu urlopów, jeżeli:

w zakładzie nie działa zakładowa organizacja związkowa,
albo działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na rezygnację z planu.

W takim przypadku termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem, nadal uwzględniając jego wniosek oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Sformułowanie „po porozumieniu” oznacza, że pracodawca powinien podjąć realną próbę uzgodnienia terminu, a nie arbitralnie wskazać dowolne daty. Nie oznacza jednak, że każdy termin zaproponowany przez pracownika musi zostać zaakceptowany. Ostatecznie urlopu udziela pracodawca, ponieważ to on odpowiada za organizację pracy.

W zwykłych okolicznościach ustalenie terminu urlopu powinno zatem stanowić wynik pogodzenia dwóch interesów: prawa pracownika do realnego wypoczynku oraz prawa pracodawcy do zapewnienia ciągłości działalności. In medio stat virtus – właściwe rozwiązanie znajduje się pomiędzy skrajnymi stanowiskami stron.

Czy pracodawca może odmówić urlopu w wybranym terminie?

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, jeżeli jego nieobecność zakłóciłaby normalny tok pracy. Przykładowo odmowa może być uzasadniona, gdy:

w tym samym okresie urlop ma już kilku innych pracowników,
planowana jest inwentaryzacja, kontrola albo zamknięcie okresu rozliczeniowego,
występuje sezonowe spiętrzenie zamówień,
pracownik odpowiada za projekt znajdujący się w krytycznej fazie,
nie ma osoby posiadającej kwalifikacje umożliwiające zastępstwo.

Odmowa powinna być jednak oparta na rzeczywistych potrzebach organizacyjnych. Nie może stanowić szykany, odwetu ani instrumentu nierównego traktowania. Pracodawca nie powinien również odmawiać kolejnych terminów bez przedstawienia racjonalnej alternatywy, ponieważ jest zobowiązany udzielić urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Czy pracodawca może zmienić wcześniej zatwierdzony urlop?

Zasadą jest, że urlop powinien zostać wykorzystany zgodnie z ustalonym planem albo zawartym porozumieniem. Zmiana wcześniej zatwierdzonego terminu przez pracodawcę może nastąpić, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Chodzi o szczególne potrzeby, których nie można było racjonalnie przewidzieć przy ustalaniu urlopu. Sama wygoda organizacyjna, zwykły wzrost liczby obowiązków albo niewłaściwe zaplanowanie obsady nie powinny automatycznie uzasadniać przesunięcia.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że odmowa udzielenia wcześniej zaplanowanego urlopu powinna mieć charakter wyjątkowy. Nowy termin powinien zostać ustalony w sposób realnie umożliwiający pracownikowi skorzystanie z wypoczynku.

Jeżeli pracownik poniósł koszty związane z wyjazdem, na przykład zapłacił za nocleg, bilety lub imprezę turystyczną, bezpodstawna zmiana terminu może prowadzić do sporu o naprawienie szkody. Każdą taką sprawę należy jednak oceniać in concreto, z uwzględnieniem przyczyny zmiany, wcześniejszych ustaleń i zachowania obu stron.

Kiedy pracodawca sam wybiera urlop w okresie wypowiedzenia?

Najbardziej jednoznaczny wyjątek przewiduje art. 167¹ Kodeksu pracy. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop, jeżeli pracodawca mu go udzieli.

W tej sytuacji pracodawca:

nie potrzebuje wniosku pracownika,
nie musi uzyskiwać jego zgody,
może wyznaczyć konkretną datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu,
może udzielić całego urlopu zaległego,
może udzielić proporcjonalnej części urlopu bieżącego.

Pracownik nie może skutecznie odmówić wykorzystania prawidłowo udzielonego urlopu w okresie wypowiedzenia.

Sąd Najwyższy w wyroku z 21 listopada 2006 r., sygn. II PK 49/06, potwierdził, że w okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić całego urlopu zaległego oraz odpowiedniej, proporcjonalnej części urlopu bieżącego, a pracownik ma obowiązek urlop wykorzystać.

Z kolei w wyroku z 26 kwietnia 2011 r., sygn. II PK 302/10, Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca powinien wyraźnie określić granice czasowe urlopu. Samo zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy nie jest bowiem równoznaczne z udzieleniem urlopu wypoczynkowego.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop?

Urlop niewykorzystany w terminie powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Dla zachowania terminu urlop zaległy powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego wykształciło się stanowisko, zgodnie z którym obowiązek udzielenia zaległego urlopu pozwala pracodawcy skierować na niego pracownika również bez jego zgody.

Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r., sygn. I PK 124/05, przyjął, że pracodawca może udzielić zaległego urlopu bez zgody pracownika, ponieważ ciąży na nim ustawowy obowiązek zapewnienia jego wykorzystania.

Podobny kierunek wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r., sygn. I PK 403/02, w którym wskazano, że art. 168 Kodeksu pracy nie wymaga uzyskania zgody pracownika na udzielenie zaległego urlopu.

Należy jednak zaznaczyć, że Państwowa Inspekcja Pracy dostrzega brak całkowitej jednolitości poglądów w odniesieniu do jednostronnego kierowania na zaległy urlop poza okresem wypowiedzenia. Przepisy nie zawierają równie wyraźnej podstawy jak art. 167¹ Kodeksu pracy. Dominująca linia orzecznicza opowiada się jednak za uprawnieniem pracodawcy wynikającym z bezwzględnego obowiązku udzielenia urlopu zaległego.

Dla bezpieczeństwa prawnego pracodawca powinien przekazać polecenie w sposób jednoznaczny, najlepiej pisemnie lub elektronicznie, wskazując dokładny okres urlopu i liczbę rozliczanych dni.

Czy firma może wysłać pracownika na bieżący urlop z powodu braku pracy?

Poza okresem wypowiedzenia pracodawca nie może swobodnie wykorzystywać bieżącego urlopu jako instrumentu rozwiązywania problemów organizacyjnych. Brak zamówień, przestój, remont zakładu albo czasowe zmniejszenie zapotrzebowania na pracę nie oznaczają automatycznie prawa do nakazania wykorzystania dowolnej liczby dni bieżącego urlopu.

Termin bieżącego urlopu powinien wynikać z planu albo porozumienia z pracownikiem. Pracodawca może uwzględnić planowane zamknięcie zakładu przy sporządzaniu planu urlopów, ale nie powinien po fakcie jednostronnie zaliczać okresu niewykonywania pracy na poczet urlopu.

Urlop ma służyć wypoczynkowi, a nie przerzucaniu na pracownika gospodarczego ryzyka prowadzenia przedsiębiorstwa. Cuius commodum, eius periculum – podmiot odnoszący korzyści z działalności ponosi również związane z nią ryzyko.

Urlop na żądanie: czy termin wybiera wyłącznie pracownik?

Pracownik może wykorzystać do 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Żądanie powinno zostać zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Nie oznacza to jednak, że pracownik może po prostu wysłać wiadomość i nie przyjść do pracy bez oczekiwania na reakcję przełożonego. W orzecznictwie przyjmuje się, że urlopu na żądanie również udziela pracodawca.

Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. II PK 123/09, stwierdził, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru absolutnego. W szczególnych okolicznościach pracodawca może odmówić, jeżeli jego wyjątkowy, zasługujący na ochronę interes wymaga obecności pracownika w pracy.

Odmowa urlopu na żądanie powinna jednak występować wyjątkowo. Nie może stać się stałą praktyką ani sposobem faktycznego pozbawiania pracownika uprawnienia przewidzianego w Kodeksie pracy.

Kiedy pracodawca musi zaakceptować termin wskazany przez pracownika?

Jednym z najważniejszych wyjątków od organizacyjnej swobody pracodawcy jest urlop wypoczynkowy wykorzystywany bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.

Zgodnie z art. 163 § 3 Kodeksu pracy pracodawca jest związany wnioskiem uprawnionej pracownicy. Odpowiednie uprawnienia przysługują także pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko oraz innemu członkowi najbliższej rodziny korzystającemu z urlopu macierzyńskiego. Regulacja znajduje odpowiednie zastosowanie również po urlopie rodzicielskim.

Sąd Najwyższy w wyroku z 9 marca 2011 r., sygn. II PK 240/10, wyraźnie uznał, że jest to wyjątek od zasady, zgodnie z którą pracodawca nie jest związany proponowanym przez pracownika terminem urlopu. W przypadku urlopu bezpośrednio następującego po urlopie macierzyńskim prawidłowo złożony wniosek ma dla pracodawcy charakter wiążący.

W wyroku z 7 czerwca 2011 r., sygn. II PK 314/10, Sąd Najwyższy wskazał, że w takim wniosku może zostać ujęty zarówno urlop zaległy, jak i bieżący.

Pracodawca nie może udzielić urlopu osobie niezdolnej do pracy

Nawet jeżeli pracodawca jest uprawniony do wyznaczenia terminu urlopu, nie może skutecznie udzielić go pracownikowi, który jest niezdolny do pracy z powodu choroby.

Sąd Najwyższy w wyroku z 10 listopada 1999 r., sygn. I PKN 350/99, stwierdził, że pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego w okresie niezdolności do pracy, nawet gdy pracownik się na to zgadza. Choroba i urlop realizują odmienne cele i nie mogą być rozliczane jednocześnie.

Oznacza to między innymi, że pracodawca nie może „wyzerować” zaległego urlopu przez skierowanie na wypoczynek osoby pozostającej na ważnym zwolnieniu lekarskim.

Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Odwołanie z rozpoczętego urlopu jest dopuszczalne, jeżeli łącznie wystąpią dwie przesłanki:

pojawiły się okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
obecność konkretnego pracownika w zakładzie stała się konieczna.

Nie wystarczy zwykły wzrost liczby obowiązków ani brak właściwej organizacji zastępstw. Musi wystąpić realna potrzeba, której nie dało się wcześniej przewidzieć.

Odwołany pracownik powinien zastosować się do polecenia, a pracodawca ma obowiązek pokryć koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem, na przykład niewykorzystaną część pobytu albo koszt wcześniejszego powrotu.

Co grozi za samowolne rozpoczęcie urlopu?

Pracownik, który mimo braku zgody nie pojawia się w pracy, ryzykuje uznaniem nieobecności za nieusprawiedliwioną. Może to skutkować:

utratą wynagrodzenia za czas nieobecności,
karą porządkową,
wypowiedzeniem umowy,
a w szczególnie poważnym przypadku rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Nie każda samowolna nieobecność automatycznie uzasadnia zwolnienie dyscyplinarne. Konieczne jest wykazanie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków, winy umyślnej albo rażącego niedbalstwa oraz naruszenia lub poważnego zagrożenia interesów pracodawcy.

Sąd Najwyższy konsekwentnie wskazuje jednak, że samo posiadanie prawa do urlopu nie uprawnia do samodzielnego wyznaczenia daty jego wykorzystania.

Co grozi pracodawcy za uporczywe nieudzielanie urlopu?

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w naturze. Nie może zastępować wypoczynku wypłatą pieniędzy podczas trwania zatrudnienia ani stale odkładać wykorzystania urlopu na kolejne lata.

Nieudzielenie należnego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Według przepisów obowiązujących 17 lipca 2026 r. może za nie zostać wymierzona grzywna od 2 000 zł do 60 000 zł.

Pracownik może zwrócić się do pracodawcy na piśmie, złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić udzielenia urlopu i naprawienia powstałej szkody przed sądem pracy.

Przykład: trzech pracowników chce urlop w tym samym czasie

W pięcioosobowym dziale trzech pracowników złożyło wnioski o urlop w pierwszej połowie sierpnia. Jednoczesna nieobecność całej trójki uniemożliwiłaby obsługę klientów.

Pracodawca może zaakceptować tylko część wniosków i zaproponować pozostałym inne terminy. Powinien jednak stosować przejrzyste kryteria, na przykład wcześniejsze ustalenia, rotację terminów, kolejność zgłoszeń albo szczególną sytuację rodzinną.

Nie powinien natomiast różnicować pracowników na podstawie niedozwolonych kryteriów ani co roku faworyzować tych samych osób.

Przykład: pracownik odchodzi z firmy

Pracownik otrzymał trzymiesięczne wypowiedzenie. Ma 15 dni zaległego urlopu i 8 dni urlopu bieżącego, ustalonego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w roku rozwiązania umowy.

Pracodawca może wydać polecenie wykorzystania wszystkich 23 dni w okresie wypowiedzenia. Zgoda pracownika nie jest wymagana. Jeżeli część urlopu nie zostanie wykorzystana przed ustaniem zatrudnienia, za pozostałe dni będzie należny ekwiwalent pieniężny.

Przykład: pracodawca chce zamknąć firmę na dwa tygodnie

Pracodawca planuje zamknięcie zakładu w sierpniu z powodu remontu. Może uwzględnić ten okres w planie urlopów, rozpatrując jednocześnie wnioski pracowników i zapewniając zgodność z zasadami udzielania urlopu.

Nie powinien jednak na kilka dni przed zamknięciem jednostronnie ogłosić, że wszyscy pracownicy wykorzystują bieżący urlop, jeżeli taki termin nie wynikał z planu ani uzgodnień. Ryzyko organizacyjne przedsiębiorstwa nie może zostać automatycznie przeniesione na zatrudnionych.

Podsumowanie: kto ostatecznie wybiera termin urlopu?

W typowej sytuacji ostateczna decyzja o udzieleniu urlopu należy do pracodawcy, ale powinna uwzględniać wniosek pracownika i jego prawo do rzeczywistego wypoczynku. Pracodawca nie ma prawa działać arbitralnie, jednak pracownik także nie może samodzielnie ogłosić, że rozpoczyna urlop.

Pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin przede wszystkim:

w okresie wypowiedzenia,
w odniesieniu do urlopu zaległego – zgodnie z dominującą linią orzeczniczą,
przy sporządzaniu planu urlopów, po rozpatrzeniu wniosków załogi,
przy przesuwaniu terminu z powodu szczególnych potrzeb zakładu.

Pracodawca jest natomiast związany prawidłowym wnioskiem między innymi wtedy, gdy urlop wypoczynkowy ma zostać wykorzystany bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim. Urlop na żądanie również powinien być co do zasady udzielony, choć wyjątkowo możliwa jest odmowa uzasadniona szczególnym interesem zakładu.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla obu stron jest potwierdzanie terminów urlopu w formie pozwalającej później wykazać treść ustaleń. W sprawach urlopowych ustne uzgodnienia często prowadzą do sporów, których można uniknąć przez prostą wiadomość elektroniczną albo zaakceptowany wniosek w systemie kadrowym.

📌Potrzebujesz pomocy prawnej? Skontaktuj się z nami

Każda sprawa prawna – nawet pozornie prosta – może kryć w sobie istotne ryzyka, o których łatwo zapomnieć bez specjalistycznej wiedzy. Przepisy często są niejednoznaczne, a ich interpretacja zależy od konkretnego stanu faktycznego, dotychczasowego orzecznictwa oraz przyjętej strategii procesowej.

Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki, warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem. Przeanalizujemy Twoją sytuację, wskażemy realne możliwości działania oraz pomożemy wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twojego przypadku. Nasi eksperci z i Kancelarii Prawnej „Prawnik Warszawa” wielokrotnie wspierali osoby, które uważały, że znajdują się w sytuacji bez wyjścia.

📞 665-444-245
📧 kontakt@prawnikwaw.com

Nie odkładaj decyzji na później – napisz lub zadzwoń już dziś. Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu prawnego jest rozmowa z prawnikiem, który rzetelnie oceni Twoją sprawę.

🔹 Publikacja została przygotowana na podstawie aktualnego stanu prawnego i orzecznictwa przez ekspertów z Kancelarii Prawnej „Prawnik Warszawa”. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zalecamy indywidualną konsultację z prawnikiem.

Urlop nie zawsze wybiera pracownik. Co mówi Kodeks pracy?